Los eventos más típicos entre las empresas son las convenciones con actividades de Team Building. Una convención puede implicar uno o más días y se concentran varios objetivos y actividades. Entre los aspectos más importantes al inicio de la planificación de una convención con Team Building se encuentra la elección del espacio donde se desarrollará, que puede ser un hotel, finca, espacio de reuniones, sala polivalente, etc.
Otro aspecto importante es la gestión de una agenda de trabajo que comprende desde la recepción y bienvenida de los participantes hasta la gestión de las salas de reuniones, audiovisuales, almuerzos, coffees, descansos y por supuesto, la actividad de Team Building.
Consejos para realizar una convención con team building
En Best Day somos expertos en la gestión global e integral de eventos, lo que comprende todos los puntos relativos a la agenda de los mismos. Por eso, los siguientes consejos te ayudarán a no fallar a la hora de planificarlo:
- 1. Asegúrate de que el espacio que eliges es el adecuado para los objetivos que te hayas propuesto para tu convención y que se encuentra a la distancia adecuada de tus oficinas. Quizás un sitio apartado mejora la concentración del equipo, pero si el espacio está muy retirado puedes dedicar más tiempo al desplazamiento que a la propia reunión.
- 2. La manera de llegar al evento por parte de los participantes es un punto muy importante a tener en cuenta. Desde Best Day recomendamos el uso de un autobús para aquellos participantes que no quieran utilizar su vehículo o no tengan claro como llegar.
- 3. Es recomendable que la agenda sea conocida por todos los asistentes, gestionando adecuadamente los descansos e intentando cumplir con los tiempos definidos. Es muy común que las convenciones se alarguen por reuniones intensas y al final todo se retrasa.
- 4. Una manera de desconectar de reuniones intensas es realizar una actividad de Team Building para tu convención. Existen multitud de alternativas en función de los objetivos de la jornada, el perfil de los asistentes o los valores a potenciar. En Best Day Eventos cubrimos perfectamente un amplio rango de posibilidades que adaptamos también a la época del año en la que nos encontramos. Por ejemplo, en primavera y verano ofrecemos actividades al aire libre o Outdoor Training, como son nuestras actividades: Funny Olympics, Ghymkanas urbanas o Funny Car Racing. Pero nuestro catálogo nos permite ofrecer actividades tecnológicas y solidarias, cluedos, desarrollo de habilidades como Master Chef, Batucada o Cocktail School. Estamos seguros que alguna de ellas encajará con tu empresa.
- 5. A la hora de diseñar el menú para un almuerzo o cena, es importante que los asistentes comuniquen si tienen alguna alergia e intolerancia. Si el espacio lo permite, idealmente es una buena opción que los comensales indiquen previo al evento si desean carne o pescado o se les ofrezca alguna alternativa en el menú para veganos o vegetarianos. En primavera/verano las barbacoas de carne y verduras son una muy buena alternativa.
- 6. Los audiovisuales y complementos gráficos como roll-ups o carpetas, son detalles que merece la pena prestar atención para enriquecer el evento. No puede faltar en una sala de reuniones la pantalla y proyector, un papelógrafo y, en función del número de asistentes, micrófono y altavoces para que se pueda escuchar desde cualquier rincón al speaker.
- 7. Por último, no olvidemos gestionar correctamente el transporte para la convención, tan importante es que los participantes lleguen a tiempo de la reunión y para ello es conveniente planificar los horarios con menor tráfico hasta el destino o salir desde el punto de reunión con suficiente tiempo para abordar imprevistos. Y en el caso que algunos participantes tengan que tomar un avión o tren a una hora determinada, salgan desde el lugar de celebración de la convención con team building a los diferentes puntos con suficiente antelación.
- Esperamos que todos estos consejos te ayuden a organizar convenciones de empresas con Team Building de una manera óptima. En cualquier caso en Best Day eventos estamos para ayudarte con todas estas gestiones y que puedas despreocuparte y tener una jornada relajada y dinámica
